Depuis octobre 2020, de nouvelles dispositions prévoient l’obligation de fournir des documents prouvant que les informations reprises dans chaque registre UBO sont adéquates, exactes et actuelles. Les personnes concernées ont jusqu’au 30 avril 2021 pour s’y conformer.
Le registre UBO, en résumé
Une loi de 2017 prévoit la mise en place d’un registre centralisé. Une mesure prise dans le cadre de la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme. Ce registre centralisé, appelé « registre UBO », doit son nom à un acronyme. Il reprend en effet des informations sur tous les « Ultimate Beneficial Owners » ou « bénéficiaires effectifs » d’une société ou d’une autre entité juridique.
La Loi identifie différentes catégories de bénéficiaires effectifs selon qu’ils relèvent
- d’une société : personnes possédant un certain pourcentage de droit de vote, personnes qui exercent le contrôle de cette société par d’autres moyens et, sous certaines conditions, personnes qui occupent la position de dirigeant principal ;
- d’une a(i)sbl ou d’une fondation : fondateurs, administrateurs, personnes habilitées à représenter l’association, personnes chargées de la gestion journalière, personnes ou catégorie de personnes pour lesquelles l’a(i)sbl ou la fondation a été constituée ou opère, toute autre personne exerçant par d’autres moyens le contrôle en dernier ressort sur l’a(i)sbl ou la fondation ;
- d’un trust ou d’une fiducie et d’autres constructions juridiques similaires : constituants, protecteurs, bénéficiaires ou catégorie de personnes pour lesquelles la fiducie ou le trust a été constitué ou opère, toute autre personne exerçant le contrôle en dernier ressort sur la fiducie ou le trust du fait qu’elle en est le propriétaire direct ou indirect ou par d’autres moyens.
De nouvelles dispositions depuis octobre 2020
Depuis le 11 octobre 2020, tous les bénéficiaires effectifs doivent fournir « tout document démontrant que les informations enregistrées relatives à leurs UBO sont adéquates, exactes et actuelles ». Ces documents doivent être directement téléchargés sur une plateforme en ligne du Service Public Fédéral des Finances. Ici aussi, le type de document à fournir dépendra de la catégorie dans laquelle se trouve le bénéficiaire effectif. Il pourra s’agir, par exemple, d’un extrait du registre des parts, des statuts de la société, d’un acte notarié…
Le principe est toutefois toujours le même. En l’occurrence, ce document doit démontrer le caractère adéquat, exact et actuel des informations fournies sur les bénéficiaires effectifs enregistrés. Les documents fournis ne sont pas publics. Seules les autorités compétentes y ont accès.
Délais et informations relatives aux enregistrements UBO
Les documents concernant les bénéficiaires effectifs doivent être fournis au Service Public Fédéral pour le 30 avril 2021 au plus tard. Ce délai ne concerne toutefois que les UBO enregistrés avant le 11 Octobre 2020.
Pour les autres, c’est-à-dire tout nouvel enregistrement UBO effectué à partir du 11 octobre 2020, il suffit de fournir les documents ad hoc. C’est-à-dire, les documents démontrant que les informations relatives aux UBO enregistrés sont adéquates, exactes et actuelles au moment de l’enregistrement.
Le Service Public Fédéral des Finances met à disposition une documentation complète sur son site Internet. Celle-ci reprend entre autres :
- des informations sous forme de questions / réponses sur les obligations relatives au registre UBO et
- des manuels d’utilisation à destination des représentants légaux ou mandataires.
Pour toute information ou aide, vous pouvez bien sûr compter sur l’équipe de G&H Consulting qui reste à votre disposition pour vous épauler.