D’ici janvier 2026, la facturation électronique, ou e-invoicing, sera obligatoire pour toutes les entreprises. Le format UBL et le réseau PEPPOL deviennent les deux standards incontournables pour l’émission et l’envoi de toutes les factures entre entreprises.
De la facture papier à la facture électronique
Traditionnellement, les factures passaient du fournisseur au client sous forme papier ou par e-mail en format PDF. Ensuite, les services comptables les traitaient manuellement ou avec une aide à la numérisation (OCR), souvent perfectible. C’est de moins en moins le cas. Entre autres parce que les logiciels dialoguent directement entre eux.
Ainsi, les logiciels des fournisseurs peuvent envoyer directement la facture au logiciel comptable de leur client sous un format digital approprié. Ces factures ne passent plus par un e-mail classique mais via le réseau PEPPOL.
UBL et PEPPOL, les standards européens de la facture électronique
Dès janvier 2026, même les formats PDF et les envois par e-mail appartiendront au passé. La facturation électronique, ou e-invoicing, deviendra en effet obligatoire. Les entreprises devront dès lors établir leurs factures en utilisant le format UBL et les envoyer via le réseau sécurisé PEPPOL.
- Format UBL (Universal Business Language) : format standardisé destiné à faciliter l’échange de documents électroniques comme les bons de commande ou les factures. Les documents établis dans ce format reprennent des données structurées qu’un programme informatique peut traiter automatiquement.
- PEPPOL : Pan-European Public Procurement Online. Un réseau international sécurisé qui simplifie le traitement automatique des factures et permet l’envoi sécurisé de documents.
Actuellement, les factures adressées aux services publics doivent déjà être émises sous format UBL et envoyées par le réseau PEPPOL. Comme le signale Deloitte dans un article d’octobre 2023, cette obligation s’étendra également aux factures entre entreprises à partir du 1er janvier 2026.
Les fichiers CODAS pour le monde bancaire
Cette capacité de communiquer de logiciel à logiciel est évidemment applicable au domaine bancaire. Les banques ont désormais l’obligation de permettre à des logiciels tiers de recevoir des informations ou de donner des ordres bancaires directement sans intervention humaine. C’est la directive européenne PSD2 qui en règle les droits et obligations.
En Belgique, il y a longtemps que ce système d’automatisation existe. Des logiciels interbancaires comme ISABEL permettent de donner des ordres numériques. En ce qui concerne la transmission d’informations, les banques peuvent transmettre aux logiciels comptables les informations sous forme de fichiers appelés CODAS.
D’un point de vue pratique, ce système présente de nombreux avantages. Il décharge de certaines responsabilités, accélère le processus et évite des erreurs. Rien n’étant parfait, cela ajoute certainement de nouvelles problématiques, mais en résout beaucoup d’autres.
La digitalisation au service de nos clients
Pour les fiduciaires comptables, comme pour tout acteur économique, la digitalisation est aujourd’hui incontournable. Les intermédiaires peuvent ainsi être amenés à se transformer en véritables chefs de gare qui organisent et surveillent les interconnexions des autoroutes de l’information.
Nos logiciels nous permettent d’ailleurs de moins en moins de fonctionner autrement qu’en utilisant ces automatismes de transmission. La saisie manuelle n’est plus proposée ou plus adaptée. Nous avançons donc dans la direction générale. D’ici peu, nous mettrons d’ailleurs à la disposition de nos clients de nouveaux outils. Ils pourront ainsi répondre facilement et rapidement aux obligations digitales qui seront les leurs pour l’expédition digitale de documents et factures à leurs propres clients.
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